CAPITULO PRIMERO
DE LAS GENERALIDADES.

STUDIO 5 de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2.012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2.013 y demás disposiciones complementarias, adopta la Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual será aplicada por STUDIO 5 respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de las diferentes actividades que constituyan tratamiento de datos personales. Responsable del Tratamiento es STUDIO 5 entidad legalmente constituida bajo las leyes colombianas, con domicilio principal en la ciudad de Bucaramanga e identificada con el NIT 91.537.695-5.

Este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja, administre y maneje STUDIO 5 De sus empleados, clientes, aliados, proveedores, de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2.012 y el Decreto 1377 de 2013.

1.1. DE LAS DISPOSICIONES.

Las disposiciones generales que rigen la presente Política de Protección de Datos Personales son:

1. Derecho de Hábeas Data. Es el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos, cuyo fundamento constitucional se encuentra en los artículos 151 y 202 de la Constitución Política.
2. Ley de aplicabilidad. El Reglamento Interno de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales, se rige, por la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, y las demás que las modifiquen o complementen.
3. Ámbito de aplicación. El Reglamento se utiliza para el manejo de datos personales de los cuales STUDIO 5 es responsable.
4. Alcance. El reglamento se da a conocer a los funcionarios de la entidad, mediante capacitaciones y divulgación, quienes se obligarán a cumplirlo.
5. Objeto. Regular el derecho de Hábeas Data de los Titulares de los Datos Personales tratados por STUDIO 5 a través de la fijación de medidas claras de recolección, conservación y administración de los mismos; así como de procedimientos para que los Titulares conozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la eliminación de los datos que se hayan recogido sobre ellos en la Base de Datos de la escuela.

1.2. DE LOS PRINCIPIOS.
Los principios marcados en el presente artículo, establecen el marco general de cumplimiento de las disposiciones consagradas en el presente reglamento.

1. Principio de confidencialidad: Las personas que formen parte en el tratamiento de datos personales están obligadas a mantener la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Sistema.
2. Principio de transparencia: Se busca proteger el derecho del titular a obtener de la Compañía, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
3. Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales realizado por la compañía debe obedecer a una finalidad legítima, la cual le será oportunamente informada al titular.
4. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
5. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, de acuerdo con los datos que hayan sido suministrados por el titular.
6. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación será de medio.
7. Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento, serán objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, como claves de acceso a las bases de datos, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado o fraudulento.

1.3. DE LAS DEFINICIONES

Para la interpretación de la presente política compartimos las siguientes definiciones:

1. Autorización: Consentimiento previo, inequívoco e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
2. Base de Datos: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
3. Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para acceder a la información que repose en cualquier base de datos, bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
4. Dato personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas naturales determinadas o determinables.
5. Dato privado: Están relacionados con el ámbito privado de las personas: Libros de los comerciantes, datos contenidos en documentos privados, y datos de contacto personales.
6. Dato público: Todo aquel dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
7. Dato semiprivado: Su acceso está sujeto a algún grado de restricción y representa un tema de interés para cierto sector o grupo de personas: datos financieros o crediticios, académicos, laborales, etc.
8. Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
9. Encargado del tratamiento: La persona física o jurídica, pública o privada, u órgano administrativo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta de STUDIO 5 como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.
10. Proveedor: Persona natural o jurídica que asume contractualmente ante la empresa, con medios humanos y materiales propios o ajenos, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte de las obras o servicios con sujeción al proyecto y al contrato.
11. Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar, o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
12. Titular del dato: Persona natural titular de los datos sobre los cuales el Establecimiento de Comercio realiza cualquier tipo de tratamiento.
13. Trabajador: Persona natural vinculada al Establecimiento de Comercio de STUDIO 5 a través de un contrato de trabajo, para desarrollar actividades de administración, mantenimiento y demás requeridas en desarrollo de su labor.
14. Trabajador temporal: Persona natural vinculada por contrato de trabajo verbal, para realizar labores temporales, al servicio de STUDIO 5.
15. Menor de Edad: Toda persona menor de dieciocho años. Llámese infante o niño, todo el que no ha cumplido siete años; impúber, el varón que no ha cumplido catorce años y la mujer que no ha cumplido doce; adulto, el que ha dejado de ser impúber; mayor de edad, o simplemente mayor, el que ha cumplido 18 años, y menor de edad, o simplemente menor, el que no ha llegado a cumplirlos.
16. Mayor de Edad: Las expresiones mayores de edad o mayor, empleadas en la presente política comprenden a los menores que han obtenido habilitación de edad, es decir, quien tiene dieciocho años o más, en todas las cosas y casos en que las leyes no hayan exceptuado expresamente a estos.
17. Representante Legal: Es la facultad otorgada por la ley a una persona para obrar en nombre de otra, ya sea porque es menor de edad o porque no está habilitado para dichas actuaciones, recayendo en ésta los efectos de tales actos.
18. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado, por cuenta del responsable.
19. Tratamiento de datos: Cualquier operación o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que permita la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.

CAPITULO SEGUNDO:
DERECHOS DE LOS TITULARES PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.

Son derechos de los titulares de los datos Personales tratados por STUDIO 5 de acuerdo con lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los siguientes:

1. Conocer, actualizar rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente a STUDIO 5 Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la corporación como responsable del Tratamiento.
3. Ser informado respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante STUDIO 5.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el Tratamiento, se ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012, y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

2.2. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

Autorización para el Tratamiento de la Información: Sin perjuicio de las excepciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, para realizar el Tratamiento de la información, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. 

2.3. CASOS EN QUE NO SERÁ NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

2.4. DERECHOS QUE NO PUEDE EJERCER EL TITULAR

En ningún caso el titular de los datos personales podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga a STUDIO 5 la obligación de conservar sus datos en la base de datos, y/o en el archivo histórico.

Parágrafo primero: Frente a los titulares inactivos, debe advertirse que las normas del sistema general de seguridad social y el estatuto tributario exigen la conservación de la información histórica y contable por plazos estrictamente legales por lo que la misma no podrá ser suprimida en todas las ocasiones.

2.5. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

STUDIO 5 utiliza la información que suministran los titulares de datos personales para:

1. Realizar las labores administrativas relacionadas con el registro de los estudiantes y proveedores, empleados, contratistas en cuanto a facturación, recaudo de cartera y demás cuestiones referentes a la administración y contabilidad de la escuela.
2. Gestionar el cumplimiento de las obligaciones patronales.
3. Ser tratados por las empresas y/o entidades aseguradoras de los diferentes riesgos de vejez, salud, pensión y civiles.
4. Ser tratados por las entidades aseguradoras de los diferentes riesgos de la actividad deportiva, académica, y cultural que se desarrolla en los eventos académicos de la escuela.
5. Conocer el estado de salud de los estudiantes, en aras de garantizar el interés superior del menor, la integridad física, y las capacidades de cada uno en desarrollo de las actividades académicas.
6. Realizar publicaciones con fines de promoción comercial, informes de interés privado y/o público, y demás actividades en las cuales se difundan datos relacionados con fotografías de las partes interesadas que conforman la Escuela.
7. Rendir informes acerca de proveedores, docentes, estudiantes y trabajadores, a las entidades públicas y privadas que ejercen actividades de control y vigilancia.
8. Realizar las actividades administrativas a través de las cuales se establecen los movimientos contables y financieros de la corporación.
9. Mantener los registros históricos de servicios prestados a través de las clases y talleres, las transacciones hechas y la historia de cartera de cada cliente y proveedor.
10. Hacer uso de herramientas de video vigilancia como medida de seguridad de los diferentes establecimientos de comercio con los que cuenta STUDIO 5.
11. Realizar las demás actividades administrativas, tributarias y contables que sean necesarias para cumplir con la misión y visión de STUDIO 5 para el adecuado desarrollo de su objeto social, incluida la utilización de los datos para la ejecución de la relación contractual existente con sus clientes, estudiantes, contratistas, proveedores, usuarios, empleados y terceros.
12. Promover los servicios y productos de nuestros diferentes Establecimientos de Comercio, puntos de fábrica, entidades vinculadas, y terceros aliados comerciales cuando sea el caso.
13. Enviar a través de cualquier medio de comunicación que se encuentre creado o vaya a crearse, información publicitaria y de mercadeo propia, la implementación de una estrategia global de marketing destinada a actos de promoción y publicidad de nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, invitaciones, descuentos, premios, programas de fidelización, campañas, sorteos, entre otras.
14. Evaluación de calidad de los productos y servicios, y en general para la actualización de datos y demás actividades de mercadeo y administración necesarias para el cabal desarrollo de nuestro objeto social.
15. Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con el desarrollo del objeto social.
16. Realizar estudios internos sobre estadísticas de clientes y relacionamiento con los estudiantes de la academia.

STUDIO 5 solicita y realiza tratamiento sobre datos sensibles; información que es almacenada de manera tal que se impide el acceso indeseado por parte de terceras personas.

CAPITULO TERCERO
DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

3.1. DEBERES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De acuerdo, con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, STUDIO 5 se compromete a cumplir con los siguientes deberes, durante el Tratamiento de Datos Personales:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para obrar con diligencia en la prevención de su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Rectificar la información cuando sea incorrecta, si así lo informa el Titular, y comunicar lo pertinente a los encargados del manejo de la misma.
6. Suministrar a los encargados del manejo de la información, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
7. Exigir a los encargados del manejo de la información en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
8. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
9. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
10. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

3.2. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

1. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización. La autorización debe constar en un documento físico, con la finalidad de garantizar su posterior consulta y que se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido Capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por STUDIO 5 y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

PARAGRAFO: En los casos de video vigilancia, se entenderá otorgado el consentimiento por el simple hecho de permanecer en el establecimiento de comercio de propiedad de la corporación.

1. Prueba de la autorización. STUDIO 5 cuenta actualmente con mecanismos, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o avisos de comunicación de la respectiva medida aplicada.

1. Aviso de privacidad: El Aviso de Privacidad es el documento físico, o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las Mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

CAPITULO CUARTO
EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DEL TITULAR

Los titulares de los datos podrán conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en las bases de datos de STUDIO 5 los términos para su respuesta empezarán a contar a partir de que el Establecimiento de Comercio tenga conocimiento efectivo de la solicitud del titular, imponiéndole al mismo la carga de realizar su petición por el correo establecido.

4.1. CONSULTA DE DATOS PERSONALES

 Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos, señalando la nueva fecha en que será resuelta su consulta, la cual no será superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4.2. RECLAMO SOBRE DATOS PERSONALES.

          Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del mismo. STUDIO 5 podrá prorrogar el término de respuesta en casos especiales dando aviso al interesado. Este nuevo plazo no superará los ocho (8) días hábiles.

          Si algún reclamo resulta incompleto, se requerirá al titular o interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las falencias identificadas.

       Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el titular o interesado presente la información requerida, se entienda que ha desistido del reclamo, por lo que se procederá al archivo definitivo del mismo. Si la corporación no es competente para resolver una consulta o reclamo, dará respuesta en un término no mayor a cinco (5) días contados desde la recepción, manifestando dicha situación. El término para responder las consultas y reclamos empezará a contar a partir de que la corporación tenga conocimiento efectivo de la solicitud del titular, imponiéndole al mismo la carga de realizar su petición por los canales establecidos.

4.3. CONTENIDO DE LA CONSULTA O RECLAMO

     Sin importar el conducto que el titular elija para presentar su solicitud, esta debe estar dirigida a STUDIO 5 y contar como mínimo con los siguientes requisitos:

1. Contener la identificación del Titular (nombre y documento de identificación).
2. Contener la descripción de los hechos generadores de la consulta o reclamo.
3. El objeto de la petición.
4. Especificar la dirección de notificación del Titular, tanto física como electrónica (e-mail).
5. Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)

En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.

4.4. DESACUERDO CON LA RESPUESTA.

Si el titular considera que la respuesta no satisface sus necesidades, cuenta con un término de quince (15) días hábiles a partir de la recepción de la misma para solicitar que se reevalúe en los casos en que esta haya sido desfavorable a sus intereses.

CAPITULO QUINTO
DISPOSICIONES FINALES

5.1. CONDICION DE RESPONSABLE DE TRATAMIENTO O ENCARGADO RESPECTO DE LOS DATOS PERSONALES

La protección de datos personales al interior de STUDIO 5 como entidad comprometida con la protección de datos personales, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y los contratistas serán ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de los datos personales, quienes se comprometen a acatar las disposiciones de la presente política.

En el evento en que el Titular considere que STUDIO 5 dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarse a través de los siguientes medios:

48. Dirección: Carrera 35ª #52-48. Barrio Cabecera, Bucaramanga – Santander.
49. Teléfonos: 607-7013285 – 3163926621
50. E-mail: studio5teatromusical@gmail.com

• DURACIÒN: Las bases de datos mantendrán la duración que está indicada por la legislación vigente, y los conceptos del archivo general de la nación.

• La presente política tiene vigencia a partir del mes de febrero de 2024.